Schvalování dokumentů pomocí workflow – agenda Allium DMS Předpisy a směrnice

Časově a finančně efektivní vytvoření interního dokumentu není jednoduchou záležitostí, což si dnes již uvědomuje většina firem či organizací. Je to náročné především proto, že musíme přijmout vliv lidského faktoru, obecnou nechuť kolektivně tvořit interní dokumenty, připomínkovat jejich obsah, provádět oponování, ověřování a následně jejich schvalování. Problematické je především dodržovat stanovené termíny plnění, kdy je nutné vždy stanovit, kdo je za příslušný úkon zodpovědný a také termín jeho splnění. Taky následná publikace a seznámení se s interním dokumentem není úkonem, který pracovníci kladně přijímají.

Vytvoření nového dokumentu (např. směrnice, předpis, norma, postup…)

V systému Allium DMS Předpisy a směrnice vytvoříme nový interní dokument (např. směrnice, předpis, norma, postup…), kterému doplníme standardně kód dokumentu, jméno garanta, název dokumentu, typ dokumentu. K takto vytvořenému dokumentu připojíme soubory (Předpis.docx a Formulář.docx). kdy jednoho z nich označíme jako hlavní dokument, soubory můžeme testovat a také použít revize. V této fázi zapneme nástroj workflow a předáme garantovi k další práci.

Připomínkování dokumentu (např. směrnice, předpis, norma, postup…)

Připomínkování nového interního dokumentu (např. směrnice, předpis, norma, postup…) je započato určením konkrétních připomínkovatelů, každý má určeno, který dokument má připomínkovat a v jakém časovém horizontu. Komunikace mezi garantem a připomínkovateli je zajištěna pomocí informačních emailů. Garant spravuje soubor připomínkovatelů, může přidávat nové nebo naopak odebírat stávajicí. Garant také spravuje délku připomínkování.

Oponentura dokumentu (např. směrnice, předpis, norma, postup…)

Oponentura nového interního dokumentu (např. směrnice, předpis, norma, postup…) je započata určením konkrétních oponentů, každý má určeno, který dokument má oponovat a v jakém časovém horizontu. Komunikace mezi garantem a oponentem je zajištěna pomocí informačních emailů. Garant spravuje soubor oponentů, může přidávat nové nebo naopak odebírat stávajicí. Garant také spravuje délku oponentury a rozhoduje o dalším postupu a to v případě, že byl dokument oponentem schválen nebo zamítnut.

Ověření dokumentu (např. směrnice, předpis, norma, postup…)

Ověřování nového interního dokumentu (např. směrnice, předpis, norma, postup…) je započato určením konkrétních ověřovatelů, každý má určeno, který dokument má ověřovat a v jakém časovém horizontu. Komunikace mezi garantem a ověřovatelem je zajištěna pomocí informačních emailů. Garant spravuje soubor ověřovatelů, může přidávat nové nebo naopak odebírat stávající. Garant také spravuje délku ověřování a rozhoduje o dalším postupu a to v případě, že byl dokument ověřovatelem schválen nebo zamítnut. V případě jeho schválení ověřovatelem, předá garant dokument správci, který jej konvertuje do formátu PDF a spustí proces schvalování.

Schvalování dokumentu (např. směrnice, předpis, norma, postup…)

Schvalovatel je informován emailem o zaslání nového interního dokumentu a může jej schválit, ten se vrátí zpět správci, který je o tomto kroku informován emailem. Dokument je připraven k publikování.

Schvalovatel může nový interní dokument rovněž zamítnout, v tomto případě se dokument vrací zpět garantovi a musí znovu projít připomínkováním a oponenturou.

Publikování dokumentu (např. směrnice, předpis, norma, postup…)

Správce je informován emailem o schválení nového interního dokumentu, otevře jej, provede jeho kontrolu včetně všech příloh, označí aktuální verzi a po doplnění požadovaných informací (datum platnosti, datum další revize, seznámení, komentářů) je dokument je připraven k publikování.  

Seznámení s dokumentem (např. směrnice, předpis, norma, postup…)

Uživatel, který se má seznámit s publikovaným novým interním dokumentem, má přidělený pomocí systému úkol. Po otevření dokumentu se s ním seznámí a potvrdí dokončení svého úkolu. Uživatel má možnost k dokumentu uložit připomínky.

Verzování – další práce s dokumentem (např. směrnice, předpis, norma, postup…)

Novou verzi interního dokumentu má právo vytvořit garant, který v první fázi vytvoří jeho kopii, provedeme jeho kontrolu, označí podle číselné řady jeho novou verzi. Následně po otevření příslušného nového interního dokumentu, smaže podepsané PDF soubory a zahájí práci s dokumentem připomínkovým řízením. Další postup je již totožný s postupem schválení původního dokumentu. Garant může také vytvořit dílčí verze dokumentu.