Evidence smluv

Systém zahrnuje elektronickou evidenci smluv, tvorbu, připomínkování smluv, změny pomocí dodatků smluv, podepisování pomocí elektronického podpisu, publikaci do registru smluv. Systém kontroluje platnost smluv.

Přejít na: Elektronické zpracování faktur | Evidence smluv | Předpisy | Žádanky

Evidence smluv je správou smluvní dokumentace, která především zahrnuje elektronickou evidenci dodavatelských a odběratelských smluv, týmovou tvorbu smluv, připomínkování smluv, změny pomocí dodatků smluv, podepisování pomocí elektronického podpisu, publikaci do registru smluv. Systém také kontroluje platnost smluv a hlídá termíny vyplývající z nich.

 

Vlastnosti
  • Možnost automatického přiřazování čísla/kódu smluv
  • Konfigurovatelné vlastnosti smluv
  • Verzování, schvalování, historie verzí atd.
  • Personalizované zobrazení – „mé smlouvy“, „položky ke schválení“ atd.
  • Výkonné vyhledávání – výsledky možno zobrazit strukturovaně pomocí metadat (původce, kategorie, datum)
  • Auditní log – historie dokumentu a průběh workflow

 

Přínosy
  • Snažší přístup k dokumentům – automatické nastavení potřebných práv při publikaci, výkonné vyhledávání
  • Kontrola seznámení se smlouvami
  • Zrychlení procesu zpracování dokumentu – zvýšení efektivity práce uživatelů – paralelní připomínkování, informování a připomínání aktivit emaily
  • Uchování auditní informace

 

Agenda evidence smluv umožňuje:

Smlouvy-vytvorit-smlouvu.png
  1. Evidenci a správu dodavatelských a odběratelských smluv – tvorbu návrhu, připomínkování, schválení, publikaci
  2. Změny smluv pomocí dodatků
  3. Generovat přehledy smluv platných a v archivu
  4. Zaznamenat historii schválení
  5. Uložení auditní stopy, která eviduje provedené připomínky, schválení, uchovává historii souborů, včetně otisku „hash“
  6. Evidenci smluv s ručními i digitálními podpisy
  7. Napojení na anonymizační SW, uložení dvou verzí smluv – originálu a anonymizované kopie
  8. Napojení na registr smluv

 

Smlouvy-napojeni-na-registr.png

 

Evidence smluv – ukázka workflow

Smlouvy-ukazka-workflow.png

 

Smlouvy-specificke-atributy.png

 

Přejít na: Elektronické zpracování faktur | Evidence smluv | Předpisy | Žádanky

 

Zeptejte se specialisty na to, co vás zajímá, například SharePoint O365, modul faktury (schvalování, správa, evidence, uložení), žádanky, směrnice, smlouvy, ERP, DMS.

Zeptat se >>

Chcete si nejprve vyzkoušet řešení Allium DMS Online, například modul faktury, žádanky, směrnice, smlouvy, certifikace, elektronické podpisy?

Vyzkoušet DEMO >>