Elektronické zpracování faktur

Většina středních a velkých firem musí každý den zpracovat velké množství přijatých finančních dokumentů (například přijaté faktury) a stejně tak musí vyexpedovat dokumenty odchozí (například odchozí faktury). Je nutné zkrátit proces oběhu dokumentů, zlepšit tím řízení finančních prostředků a vylepšit vztahy s odběrateli a dodavateli.

 

Faktury-schema.png

 

 
1. Příjem finančních dokumentů Faktury-vytvoreni-faktury-(2).png

Finanční dokumenty přicházejí do firmy nejrůznějšími způsoby v nejrůznějších formátech – osobně, poštovní zásilkou, elektronicky – na nosiči dat, faxem, e-mailem, datovou schránkou

2. Zpracování příchozích finančních dokumentů

Analogové dokumenty projdou nejprve skenováním – digitalizací a vytěžením důležitých metadat. V rámci řízené dokumentace podniku obíhá pouze elektronický image a jeho následné zpracování řídí nastavené workflow.

3. Oběh finančních dokumentů

U finančních dokumentů jsou přijímána firmou pravidla, na základě kterých je dokument dále zpracováván. K aplikaci těchto pravidel se využívá workflow.
Příklad přijetí příchozí faktury:
a. po přijetí se zajistí schválení příchozí faktury
b. případně se zajistí spárování s vystavenou objednávkou a potvrzenou příjemkou
c. podle výšky fakturované částky je přiřazena zodpovědnost schvalovatelů, kteří ověří věcnou a finanční správnost přijaté faktury
d. důležitý je také čas schválení přijaté faktury, který je určený datem splatnosti přijaté faktury oproti optimální době úhrady faktury z pohledu podnikového CF
e. proces končí likvidací přijaté faktury, to znamená odchodem do účetního oddělení k zaúčtování (ERP)

4. Archivace finančních dokumentů

Finanční dokumenty jsou archivovány podle základní klasifikace se souvisejícími dokumenty, pokud jsou přítomny. Finanční dokumenty je možné opatřit elektronickým podpisem a časovým razítkem, případně čárovými kódy.

5. Zpracování odchozích finančních dokumentů

Odchozí faktury jsou vytvářeny na základě elektronických šablon, které zpracovávají data z ERP nebo podobných systémů. Je vytvořena jednotná podoba odchozí faktury, včetně marketingových a jiných zpráv klientovi. Systém umožní rychlou komunikaci s velkým počtem koncových zákazníků, zrychlení plateb od klientů, lepší vztahy se zákazníky a snížení nákladů pro sběr informací pro fakturaci, tvorbu a distribuci faktur.

6. Reporty toku finančních dokumentů

Samozřejmostí jsou různé reporty seznamů finančních dokumentů sloužící klíčovým rozhodovatelům ve firme.

 

Faktury-postup-(1).png

 

Faktura a její specifické atributy

 

Faktury-specificke-atributy.png

Faktury – ukázka workflow

 

Faktury-ukazka-workflow.png

 

Zeptejte se specialisty na to, co vás zajímá, například SharePoint O365, modul faktury (schvalování, správa, evidence, uložení), žádanky, směrnice, smlouvy, ERP, DMS.

Zeptat se >>

Chcete si nejprve vyzkoušet řešení Allium DMS Online, například modul faktury, žádanky, směrnice, smlouvy, certifikace, elektronické podpisy?

Vyzkoušet DEMO >>